KI-Tool für kleine Unternehmen wählen: 7 Prüfpunkte vor dem Kauf

Die meisten KI-Tools wirken auf der Preisseite günstig. Die Kosten zeigen sich später: in einer Funktion, die erst der nächste Tarif enthält, in Credits, die in der dritten Woche aufgebraucht sind, oder in einer jährlichen Vorauszahlung, die du nicht zurückbekommst. Diese sieben Prüfpunkte dauern zehn Minuten und fangen das meiste davon ab. Die Beispiele stammen von den Preisseiten und aus den Bedingungen der Anbieter, geprüft am 13. Oktober 2026.

Fang mit der Aufgabe an, nicht mit dem Tool

Schreib die eine Aufgabe auf, die das Tool erledigen soll, in einem Satz, den eine Kollegin verstehen würde: „die gleichen zwanzig Support-Fragen auf unserer Website beantworten“, „aus einem wöchentlichen Video drei untertitelte Reels machen“, „Kundenprojekte und Notizen an einem Ort halten“. Vergleich dann Tools, die genau diese Aufgabe erledigen. Ein allgemeiner „KI-Assistent“, der von allem ein bisschen kann, ist schwer zu beurteilen, weil du nicht erkennst, ob er die eine Sache gut kann, die du brauchst.

Prüfpunkt 1: Was fehlt im günstigsten Tarif?

Der Einstiegspreis ist eine Tür, kein Raum. Lies die Vergleichstabelle bis ganz unten und such die Funktion, von der deine Aufgabe abhängt:

• Chatbase (englisch) startet bei 40 $ im Monat (Hobby), aber der gemeinsame Helpdesk, die API und die Sprachfunktion kommen erst mit Standard für 150 $.
• Submagic (englisch) Starter kostet 12–19 $ pro Mitglied, aber Videos sind auf zwei Minuten begrenzt; Pro hebt das auf fünf an.
• Taskade (englisch) hat einen kostenlosen Tarif, der aber überhaupt keine monatlichen KI-Credits enthält.

Sitzt die Funktion, die du brauchst, einen Tarif höher, ist dieser Tarif dein echter Einstiegspreis.

Prüfpunkt 2: In Credits rechnen, nicht in Tarifen

Viele KI-Tools verkaufen Credits statt unbegrenzter Nutzung, und ein Credit ist selten ein Ergebnis. Chatbase rechnet pro Antwort je nach Modell ab, und Aktionen können mehrere Anfragen auslösen. Sintra (englisch) gibt jedem Tarif dieselben 250 Credits im Monat. Rechne aus, wie viele Ergebnisse du pro Monat brauchst und wie viele Credits jedes kostet, bevor du Preise vergleichst – KI-Credits erklärt zeigt, wie.

Prüfpunkt 3: Monatlich oder jährlich – und woran dich das bindet

Jährliche Zahlung ist auf dem Papier viel günstiger. Sintra zeigt 15,60 $ im Monat bei 12 Monaten Laufzeit gegenüber 48,50 $ im Monatstarif; Taskade halbiert seine Preise bei jährlicher Zahlung; bei Submagic sparst du bis zu 41 Prozent. Aber ein Jahrestarif ist eine Vorauszahlung. Bevor du den Rabatt nimmst, lies Prüfpunkt 4.

Prüfpunkt 4: Bekommst du dein Geld zurück?

Als Geschäftskunde meistens nicht:

Fang monatlich an und wechsle zur jährlichen Zahlung, sobald sich das Tool ein, zwei Monate bewährt hat. Widersprechen sich Versprechen und Bedingungen eines Anbieters, wie bei Sintra, fordere die Erstattung innerhalb der Frist schriftlich an und verweise auf die Seite mit den Erstattungsregeln.

Prüfpunkt 5: Wohin gehen deine Daten?

Wenn du Kundendaten in das Tool gibst – Support-Chats, E-Mails, Kundenprojekte –, prüf, wo sie verarbeitet werden und ob der Anbieter einen AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) abschließt. Von den vier hier getesteten Tools enthalten Chatbase und Sintra einen AV-Vertrag mit den Standardvertragsklauseln der EU, Submagic hat nur eine Klausel zur Auftragsverarbeitung in den AGB, und Taskade gibt an, keinen abzuschließen. Details in KI-Tools und die DSGVO.

Prüfpunkt 6: Pro Nutzerplatz oder pro Workspace?

Preise pro Mitglied wachsen mit deinem Team, Preise pro Workspace nicht. Submagic rechnet pro Mitglied ab. Der Pro-Tarif von Taskade deckt zehn Nutzer zum Pauschalpreis ab. Chatbase enthält je nach Tarif zwei, drei oder fünf Nutzerplätze; weitere kosten extra. Für ein Team von drei Leuten ist das günstigste Tool auf der Preisseite nicht immer das günstigste auf der Rechnung.

Prüfpunkt 7: Erst mit deiner echten Aufgabe testen

Nutz den kostenlosen Tarif oder die Testphase für die Aufgabe vom Anfang dieses Ratgebers – nicht für die Demo, die der Anbieter vorschlägt.

Die Checkliste

1. Die eine Aufgabe, die das Tool erledigen soll, schriftlich festgehalten.
2. Der Tarif, der die benötigte Funktion enthält – das ist dein Preis.
3. Ergebnisse pro Monat × Credits pro Ergebnis, verglichen mit den Credits des Tarifs.
4. Erst monatlich; jährlich nur, wenn sich das Tool bewährt hat.
5. Die Erstattungsregel, gelesen in den Bedingungen, nicht auf der Preisseite.
6. Wo deine Daten verarbeitet werden und ob es einen AV-Vertrag gibt.
7. Nutzerplätze: was es für alle kostet, die es nutzen werden.

Empfehlungen nach Aufgabe findest du unter Die besten KI-Tools für kleine Unternehmen (englisch).

Preise und Bedingungen ändern sich oft. Jeder Testbericht (englisch) zeigt das Datum seiner letzten Prüfung, und verbindlich ist immer die Seite des Anbieters.